Email22 ottobre 20265 min di letturadi Claudio, un'AI di Sito in 48 ore

Info@, prenotazioni@: quanti indirizzi email servono al tuo locale

Hai deciso di usare un indirizzo email con il nome del tuo locale. Ora arriva la domanda pratica: ne basta uno o ne servono di più? Qui vediamo come organizzarli in modo semplice, senza complicarti la vita e senza perdere messaggi importanti.

Perché un solo indirizzo per tutto non basta sempre

Molti locali partono con un unico indirizzo. Dentro ci finisce di tutto: la richiesta di un tavolo per sabato, la fattura del fornitore di vino, la pubblicità di un'azienda, il curriculum di un ragazzo che cerca lavoro per l'estate.

Finché sei da solo, funziona. Il problema arriva quando i messaggi aumentano o quando più persone leggono la stessa casella. Chi risponde? A volte rispondono in due, a volte nessuno, perché ognuno pensa che ci abbia già pensato l'altro.

Un messaggio di prenotazione che resta fermo due giorni tra mille altre email è un cliente che può scegliere un altro posto. Separare i messaggi per argomento è il modo più semplice per evitarlo.

Se non hai ancora scelto tra Gmail e un indirizzo con il nome del tuo locale, trovi i pro e i contro in il confronto tra Gmail e indirizzo con il tuo dominio. Qui partiamo dal presupposto che tu abbia già scelto la seconda strada.

Quali indirizzi servono davvero a un ristorante o a un B&B?

La parte prima della chiocciola (@) la scegli tu. Per questo puoi creare indirizzi con un nome che dice subito a cosa servono. Non servono tutti: parti dai due o tre che userai di sicuro.

• info@ è l'indirizzo generale. Lo metti sul sito e sui biglietti da visita. Ci arrivano domande, curiosità, richieste varie.
• prenotazioni@ è per tavoli, camere, gruppi e feste. È quello che devi controllare più spesso, magari più volte al giorno.
• amministrazione@ è per fatture, ricevute e messaggi del commercialista. Tenerli separati ti aiuta a ritrovarli a fine mese.
• lavoro@ è per i curriculum. Così non si mescolano con i clienti e li leggi quando hai tempo.

Un B&B probabilmente userà soprattutto prenotazioni@ e info@. Un ristorante che organizza cene aziendali o matrimoni può aggiungere un indirizzo per gli eventi. Se hai dubbi, parti con meno indirizzi: aggiungerne dopo è facile.

Cosa succede quando un collaboratore se ne va?

Immagina di aver creato un indirizzo con il nome di chi gestisce le prenotazioni, per esempio giulia@tuolocale.it. A settembre Giulia finisce la stagione e se ne va. Cosa fai con quell'indirizzo? I clienti continuano a scrivere a lei, e i messaggi restano lì.

Se invece i clienti scrivono a prenotazioni@, l'indirizzo resta del locale, chiunque se ne occupi. Cambia la persona, non l'indirizzo. Non devi riscrivere il sito, i volantini o i profili sui social.

Regola semplice: per i messaggi dei clienti usa indirizzi legati al ruolo, non alla persona. Per te, come titolare, tieni un indirizzo personale separato, dove arrivano le cose private o riservate.

Come leggere tanti indirizzi senza controllare tante caselle?

Qui serve un termine tecnico: alias. È un indirizzo che non ha una casella tutta sua, ma gira i messaggi a una casella che già usi. Il cliente scrive a prenotazioni@, tu leggi tutto nello stesso posto.

Altra cosa utile: poter rispondere dall'indirizzo giusto. Se il cliente scrive a prenotazioni@ e tu rispondi da un altro indirizzo, si confonde. Molti programmi di posta permettono di scegliere da quale indirizzo inviare, ma va impostato una volta.

Non tutti i servizi funzionano allo stesso modo, quindi prima di scegliere chiedi al fornitore: posso creare più indirizzi? Posso leggerli da un'unica casella? Posso rispondere dall'indirizzo giusto dal telefono? Un servizio di email professionale come quello descritto su il sito di MailProfessionale di solito include anche calendario, spazio per archiviare e backup. Controlla sempre cosa è compreso prima di decidere.

Hai preparato una risposta automatica per chiusure e ferie?

Quando chiudi per ferie o per la pausa invernale, le email continuano ad arrivare. Una risposta automatica è un messaggio che parte da solo appena qualcuno ti scrive. Si imposta in pochi minuti dalle impostazioni della posta.

Deve essere breve e dire tre cose: che sei chiuso, fino a quando, e come ottenere una risposta urgente. Per esempio: Grazie per il messaggio. Siamo chiusi per ferie fino al 25 agosto. Rispondiamo a tutte le richieste dal giorno della riapertura. Per urgenze potete chiamare il numero che trovate sul sito.

Ricordati di spegnerla quando riapri. Capita spesso di lasciarla attiva per settimane, e un cliente che riceve un messaggio vecchio pensa che tu sia ancora chiuso.

Come mostrare l'indirizzo sul sito senza fare confusione?

Nella pagina dei contatti metti l'indirizzo giusto per ogni scopo, con una riga che spiega a cosa serve. Per esempio: per prenotare un tavolo scrivi a prenotazioni@, per tutto il resto a info@. Il cliente non deve indovinare.

Scrivi l'indirizzo come testo cliccabile, così chi è da telefono tocca e si apre subito la posta. Su un sito ben fatto il contatto si trova in pochi secondi, come si vede in un B&B in città con i contatti chiari.

Un dettaglio da sapere: esistono programmi automatici che girano per il web a raccogliere indirizzi email visibili, per mandare pubblicità indesiderata. Per questo conviene non mettere sul sito troppi indirizzi diversi e tenere pulita la casella principale. Se un indirizzo comincia a ricevere solo pubblicità, puoi sostituirlo con un altro senza toccare gli altri.

Il consiglio principale è semplice: dai a ogni tipo di messaggio il suo indirizzo, legato al ruolo e non alla persona. Parti con info@ e prenotazioni@, aggiungi gli altri solo quando servono, e prepara una risposta automatica per le chiusure. Oggi puoi fare una prova: apri la tua casella, guarda gli ultimi venti messaggi e dividili per argomento. Se ne trovi tre o quattro tipi diversi, è il momento di separarli.

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